iPhoneのショートカットでRPA実現？非エンジニア向け業務効率化のすすめ

この記事では、プログラミングの知識がなくても、非エンジニアが簡単に取り組める「iPhoneのショートカットアプリ」を使った業務自動化（RPA）の方法を紹介します。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、主にデジタル業務を自動化する技術ですが、iPhoneを活用することで、プログラミングスキルがないビジネスパーソンでも手軽に業務効率化を図ることが可能です。日々の業務にかかる手間や時間を削減し、より生産性の高い作業に集中できる方法をわかりやすく解説します。

iPhoneのショートカットアプリとは？

iPhoneに標準でインストールされている「ショートカットアプリ」は、簡単な操作で日常のタスクを自動化できる非常に便利なツールです。このアプリを使うと、複数の操作を組み合わせてワンタップで実行できるカスタムショートカットを作成することができます。

主な機能

操作の自動化: 一連のタスクを自動化し、複数のステップを1つのショートカットにまとめられます。例えば、特定の時間に天気情報を確認して通知したり、メールを自動的に送信したりするなど、幅広いタスクを自動化可能です。
ワンタップ実行: 作成したショートカットはワンタップで実行できます。これにより、日々の反復的な作業が手軽に完了します。
Siri連携: ショートカットに名前を付けておけば、Siriに話しかけるだけでそのショートカットを実行することも可能です。声で指示できるため、手が塞がっているときや移動中にも便利です。
アプリ間連携: ショートカットアプリは、iPhoneにインストールされている他のアプリと連携し、複数のアプリをまたいだ操作を自動化できます。たとえば、カレンダーアプリで予定を確認し、メッセージアプリを使ってその予定を友人に共有する、といった作業が一度の操作で実行可能です。

ショートカットアプリの構成

マイショートカット: これまでに作成したショートカットを一覧で確認し、管理するセクションです。ここでは、作成したショートカットを編集したり、すぐに実行したりできます。
オートメーション: 時間や場所、Wi-Fi接続状況など、特定の条件に基づいて自動的に実行されるショートカットを設定できます。例えば、家に帰ると自動でWi-Fiに接続し、音楽を再生するオートメーションが作成できます。
ギャラリー: ショートカットアプリには、あらかじめ用意されたさまざまな便利なショートカットが公開されています。このギャラリーから選ぶことで、難しい設定を行わずとも、すぐに使えるショートカットを簡単に追加できます。

ショートカットの作成方法

ショートカットアプリを開く: アプリを開いたら、「マイショートカット」タブで「+」ボタンをタップします。
アクションを追加: 実行したい操作を「アクション」として追加します。例えば、メッセージの送信やカレンダーの確認、ブラウザの起動など、さまざまなアクションを選べます。
ショートカット名を設定: 作成したショートカットに分かりやすい名前を付けて保存します。名前を付けておけば、Siriに話しかけるだけでそのショートカットを実行することも可能です。
ショートカットの保存: 完成したショートカットは「完了」をタップして保存します。これで、いつでもワンタップで実行できるようになります。

ショートカットの活用例

ショートカットを使うことで、次のような業務自動化が実現できます。

カレンダーの次の予定への経路を自動検索: カレンダーに登録された次の予定に基づいて、現在地から目的地までの経路を自動で検索し、地図アプリで表示します。
テキストの移動: 例えば、コピーしたテキストを特定のアプリに転送したり、メールアプリに自動で貼り付けたりすることが可能です。
経費報告書の自動生成: 領収書の写真を撮影し、その内容を経費報告書に自動的にまとめてくれるショートカットも作成可能です。
画像のリサイズ: 仕事でよく使う写真やスクリーンショットを、決められたサイズに自動的にリサイズするショートカットを設定しておけば、編集作業が簡略化されます。
雨雲レーダーの表示: 外出前にワンタップで現在地の天候情報を確認し、雨が降るかどうかを確認できるショートカットも便利です。

これらのショートカットをうまく活用することで、iPhoneの操作が効率的になり、業務がスムーズに進められるようになります。

iPhoneのショートカットで業務改善を行う利点

iPhoneのショートカットアプリを活用することで、業務効率化を図るメリットは多岐にわたります。以下では、その利点を詳しく紹介します。

作業の自動化

ショートカットを使用することで、手作業で行っていた複数の作業を一度に実行できるようになります。たとえば、写真撮影とメール送信を組み合わせて、撮影した写真を自動的に特定の相手に送信したり、カレンダーの予定を自動的にメッセージで共有することが可能です。これにより、手作業での手間が大幅に減り、スムーズに業務を進められます。

柔軟なカスタマイズ

ショートカットは、単純な操作から複雑な処理まで対応しています。たとえば、変数や条件分岐、繰り返し処理などの高度な機能を使って、より細かいカスタマイズが可能です。これにより、複雑な業務フローも自動化でき、日々の業務負荷を軽減できます。

簡単な操作

ショートカットの作成は、直感的で簡単です。アクションをドラッグ&ドロップするだけで、すぐにショートカットが完成します。また、プリセットされたショートカットも豊富に揃っているため、初心者でもすぐに自動化のメリットを実感できます。

時間の節約

ショートカットを利用すれば、定型業務が自動化され、作業時間が大幅に短縮されます。その結果、他の重要な業務に集中できる時間が増え、全体の生産性も向上します。特に、日常的に繰り返し行う作業は自動化の恩恵を大きく受けます。

iPhoneのショートカットアプリとAI（ChatGPT）の連携

iPhoneのショートカットアプリは、AI技術との連携により、さらに高度な自動化を実現できます。特にChatGPTを活用することで、業務効率化の可能性が広がります。

メール対応の自動化

ChatGPTを利用すれば、メールの返信文を数秒で自動生成できます。ショートカットを実行すると、ChatGPTがバックグラウンドで返信文を作成し、コピーされた状態で提供されるため、すぐに貼り付けて使用可能です。これにより、スマートフォンでの煩わしい文章入力が大幅に削減されます。

Webページの要約と翻訳

SafariでWebページを閲覧している際に、ショートカットを使ってChatGPTにページの要約を依頼したり、外国語のサイトを日本語に翻訳したりできます。これにより、時間をかけずに重要な情報を効率よく取得することが可能です。

動画コンテンツの要約

YouTubeなどの動画を視聴する時間がない場合でも、ショートカットを使ってChatGPTに動画内容の要約を依頼すれば、短時間で主要なポイントを把握できます。長時間の視聴なしに、重要な情報を効率的に得ることが可能です。

Siriを介したChatGPTの利用

ショートカットを使えば、Siriに話しかけてChatGPTを呼び出すことができ、特定のキャラクターや役割を演じさせたり、特定の質問に対する回答を得たりすることが可能です。音声で指示を出すだけで、多くの作業がスムーズに進むため、さらなる効率化が期待できます。

まとめ

iPhoneのショートカットアプリは、非エンジニアでも手軽に使える業務自動化ツールであり、業務効率化に大きく貢献します。さらに、AIとの連携により、より高度なタスク自動化が可能です。日々の業務を効率化し、生産性を向上させるために、iPhoneのショートカットアプリを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。これにより、iPhoneが単なるコミュニケーションツールから、業務改善ツールへと進化します。